La Constitution
(The english version follows.)
1. Nom
1.1 Le nom de cette organisation est « l’Association des étudiants aux études supérieurs en développement international et mondialisation (GDVM)» (GDVM)/« Graduat Students Association in International Development and Globalization » (GDMV).1.2 L’appellation « Association » sera dorénavant employée pour désigner l’organisation précédemment mentionné.
2. Mandat
2.1 L’Association a pour but de :
2.1.1 promouvoir le programme de maîtrise et de doctorat en développement international et mondialisation sur le campus et dans la communauté environnante;
2.1.2 promouvoir l’étude du développement international et mondialisation et ses applications;
2.1.3 être une voie de communication entre les personnes intéressées par le développement international et la mondialisation;
2.1.4. être un forum de communication et d’échange d’information où les étudiants peuvent aussi faire partie de leurs expériences, de leurs compétences et de leurs idées;
2.1.5. faciliter la collaboration entre les étudiants et le département, l’École de développement international et de mondialisation (ÉDIM)/School of International Development and Global Studies (SIDGS), la GSAÉD et entre autres associations étudiantes.
2.2 Mission
2.2.1. L’Association s’engage à soutenir l’évolution et le succès des étudiants de notre programme ainsi qu’à faire valoir les enjeux de l’étude du développement international et de la mondialisation. Elle accomplit cette mission en donnant à ses membres l’occasion de contribuer à leur propre formation en participant à l’Association, aux assemblées générales et aux activités qui promeuvent l’unité des étudiants du programme ainsi que l’apprentissage à l’extérieur de la salle de cours. L’Association se consacre à la promotion de la diversité et à la création d’un milieu dynamique et inclusif dans chacun des évènements de notre programme. Surtout, nous nous sommes engagés à la création continue et au maintien de relations directes entre les étudiants du programme et le corps administratif de l’Université, les diverses autres associations étudiantes et toute autre organisation communautaire. La consolidation de ces relations est un avantage pour les membres de L’Association puisqu’elles faciliteront le partage de connaissances et l’établissement de liens qui répondront aux besoins de nos étudiants.
3. Membres
3.1 Conformément aux règlements de l’Université, tout étudiant inscrit au programme de maîtrise est un membre de plein droit de l’Association. L’ensemble des membres de l’Association sera limité aux étudiants du programme.
3.2 Il n’y aura pas de frais d’adhésion. Une personne deviendra membre de plein droit dès son admission à temps plein ou à temps partiel au programme de maîtrise. Elle demeurera membre jusqu’à la fin de ses études.
4. Comité exécutif
4.1 Les membres du Comité exécutif de l’Association sont appelés à collaborer à toutes les activités de l’Association. Les coordonnateurs et traducteurs pour les événements à venir seront sélectionnés au cas par cas pour assurer la participation égale et l’inclusion de chaque membre du Comité exécutif. Ainsi, les rôles et responsabilités peuvent parfois aller au-delà de ceux énoncés dans la constitution. D’autres responsabilités précises :
4.1.1 Présidente/Président s’occupe de la délégation des tâches entre les membres du Comité exécutif, de l’animation et la présidence des réunions et elle joue également le rôle d’arbitre neutre au besoin. Pour maintenir la neutralité du poste, la/le président.e n’a pas le droit de vote. En cas d’égalité, la/le Président.e aura un droit de vote temporaire sur le point en question. Elle/il peut agir comme représentant.e pour tout autre membre du Comité qui désire présenter, de manière anonyme, un sujet pour débattre. Ainsi, elle/il assurera que les discussions se tiennent sans discrimination. La/le président.e assure la liaison entre l'école (ÉDIM/SIDGS), l'Association des étudiants de premier cycle (AÉDSA) et l'Association. Elle/il est également chargé de partager toutes les informations pertinentes avec les membres de l'exécutif.
4.1.2 Vice-présidente sociale et des communications/Vice-président social et des communications se chargera de coordonner les activités de communication, ce qui comprendra la gestion et la mise à jour des médias sociaux (Facebook et Instagram), du site web GDVM et de la vérification du courriel de l'Association. Elle/il est responsable pour annoncer le nouveau Comité exécutif (également sur la page ÉDIM/SIDGS), pour encourager les étudiants à écrire des blogues et pour mettre à jour les pages des événements au fur et à mesure de leur organisation. Elle/il est chargé de promouvoir les événements et de développer un sentiment d'appartenance sociale entre les étudiants diplômés de l'ÉDIM/SIDGS. Les compétences en matière de planification d'événements sont un atout pour faciliter l'organisation d'une variété d'événements et d'activités (c'est-à-dire trouver des lieux, réserver des dates, promouvoir des activités...). Tous les messages de communication doivent être rédigés en anglais et en français.
4.1.3 Vice-présidente académique/Vice-président académique doit assurer la liaison entre l'Association et l'ÉDIM/SIDGS et assister régulièrement aux réunions mensuelles de l'ÉDIM/SIDGS. La/le VP académique est responsable de collaborer avec tous les représentants académiques pour soutenir les étudiants diplômés dans leurs besoins académiques. Elle/il est chargé de coordonner avec le représentant professionnel l'organisation des événements de la Semaine du développement international au nom de l'Association. Elle/il est également chargé du programme de mentorat GDVM. Elle/il travaillera en collaboration avec la Présidente pour favoriser les relations avec l’AÉDSA.
4.1.4 Secrétaire/trésorière/Secrétaire/trésorier est tenu d'assister à toutes les réunions des membres exécutifs. En tant que secrétaire, elle/il est responsable de la rédaction et de la distribution des ordres du jour des réunions avant celles-ci et de la prise de notes pendant ces réunions. Elle/il est également responsable pour organiser les réunions. Dans les délais déterminés par le Comité exécutif, elle/il fournira ensuite le compte rendu pour l'approbation du Comité lors de la prochaine réunion. Après chaque réunion, la/le secrétaire/trésorier enverra aux membres du Comité une liste de toutes les tâches qui leur ont été assignées pendant la réunion. En tant que trésorier, elle/il assumera le rôle de directrice financière de l'Association. Elle/il est responsable de la gestion des ressources financières allouées à l'Association par l'Université, ainsi que de la gestion de toutes les recettes, des remboursements et du compte bancaire de l'Association. Elle/il devra soumettre des rapports financiers ad hoc au Comité sur demande, ainsi que fournir des mises à jour mensuelles verbales du budget lors des réunions du Comité exécutif.
4.1.5. Représentante du développement professionnel /Représentante du développement professionnel est responsable de faciliter un réseau professionnel GDVM avec les étudiants actuels, anciens et futurs de l’ÉDIM. Elle/il prendront l’initiative d’organiser des activités de développement professionnel en rapport avec les questions de développement international et de la mondialisation par le biais de conférences, d’opportunités de réseautage, de symposiums et de tout autre événement pertinent tant interne qu’externe. Elle/il seront responsables de la coordination avec le vice-président académique pour l’organisation des événements pendant la Semaine du développement international (en collaboration avec l’AÉDSA) au nom de l’association.
4.1.6. Représentante externe/Représentant externe est chargé d'assurer la liaison entre l'Association et la GSAED, les Comités des étudiants diplômés de la FSS, ainsi que d'autres associations d'étudiantes. Ce poste représente les étudiants en développement international et en études mondiales au sein du conseil d'administration de la GSAED. Elle/il informera le représentant professionnel sur la façon d'établir des liens afin de mobiliser les anciens étudiants de l'École, y compris ceux qui ont entrepris des carrières pertinentes.
4.1.7. Déléguée syndical SCFP-CUPE 2026/Délégué syndical SCFP-CUPE représente les étudiants de l'EDIM/SIDGS au sein du SCFP-CUPE 2626, le syndicat représentant les assistants d'enseignement, les assistants de recherche, les correcteurs, les tuteurs, les moniteurs de laboratoire, les démonstrateurs, les surveillants et les sauveteurs de l'Université d'Ottawa. Ce poste représente également les étudiants au sein du Conseil des délégués syndicaux du Comité local. En tant que membres du Conseil, les délégués syndicaux jouent un rôle important dans le maintien des lignes de communication entre le Bureau exécutif et les membres. Enfin, cette personne agit en tant que personne ressource et point de contact pour les étudiants en ce qui concerne les questions de travail dans le département et sur le syndicat en général.
4.1.8. Représentante des affaires internationales/Représentant des affaires internationales est une étudiante ou un étudiant international ou a de l'expérience en tant qu'étudiante/étudiant international au Canada. Cette personne est responsable de l’entretien des rapports entre l’Association et le Bureau international et entre l’Association et les étudiants internationaux. Elle/il informera le représentant des communications sur les possibilités de stages internationaux, d'emplois et de bénévolats internationaux pour les étudiants.
4.1.9. Représentante des étudiantes/étudiants à la maîtrise (anglophone)/Représentante des étudiants/étudiants à la maîtrise (anglophone) est inscrite dans le volet anglophone du programme et travaille en collaboration avec le représentant des étudiants à la maîtrise (francophone). Cette personne est responsable de la liaison entre l'Association et les étudiants anglophones. Elle est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants anglophones en GDVM. Elle travaille avec l'Association pour planifier et promouvoir les activités sociales, académiques, professionnelles et autres.
4.1.10. Représentante des étudiantes/étudiants à la maîtrise (francophone)/Représentant des étudiantes/étudiants à la maîtrise (francophone) est inscrit dans le volet francophone du programme et travail en collaboration avec le représentant des étudiants à la maîtrise (anglophone). Cette personne est responsable de la liaison entre l'Association et les étudiants francophones. Elle est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle travaille avec l'Association pour planifier et promouvoir les activités sociales, académiques, professionnelles et autres.
4.1.11. Représentante des étudiantes/étudiants au doctorat (anglophone)/Représentant des étudiantes/étudiants au doctorat (anglophone) est inscrit dans le volet anglais du programme et travail en collaboration avec le représentant des étudiants au doctorat (francophone). Cette personne est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle est chargée d'assurer la communication entre l'Association et les doctorants anglophones, ainsi que de travailler avec l'Association pour planifier et promouvoir les activités sociales, universitaires, professionnelles et autres.
4.1.12. Représentante des étudiantes/étudiants au doctorat (francophone)/Représentant des étudiantes/étudiants au doctorat (francophone) est inscrit dans le volet français du programme et travail en collaboration avec le représentant des étudiants au doctorat (anglophone). Cette personne est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle est chargée d'assurer la communication entre l'Association et les doctorants anglophones, ainsi que de travailler avec l'Association pour planifier et promouvoir les activités sociales, universitaires, professionnelles et autres.
4.1.13. Représentante des étudiantes/étudiants en première année (anglophone)/Représentant des étudiantes/étudiants en première année (anglophone) est inscrit dans le volet anglophone du programme de la maîtrise ou du doctorat et travail en collaboration avec le représentant des étudiants de première année (francophone). Cette personne aide à faciliter l’intégration des étudiants anglophones en première année et défend leurs besoins particuliers. Elle est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle a aussi un rôle important dans le transfert des connaissances et expériences de l’Association à la postérité.
4.1.14. Représentante des étudiantes/étudiants en première année (francophone)/Représentant des étudiantes/étudiants en première année (francophone) est inscrit dans le volet francophone du programme de la maîtrise ou du doctorat et travail en collaboration avec le représentant des étudiants de première année (anglophone). Cette personne aide à faciliter l’intégration des étudiants francophones en première année et défend leurs besoins particuliers. Elle est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle a aussi un rôle important dans le transfert des connaissances et expériences de l’Association à la postérité.
4.2 Dans le cas d’un chevauchement entre une activité d’un membre du Comité exécutif et celle d’un autre membre, les deux membres en question partageront la coordination de l’évènement.
4.3 Tout membre de l’Association pourra présenter sa candidature pour un poste au Comité exécutif.
4.4 Tous les membres du Comité exécutif doivent assister à toutes les réunions.
4.5 Le Comité exécutif a le pouvoir de convoquer une assemblée générale.
4.6 L’assemblée générale peut décider de soutenir ou de renverser toute décision du Comité exécutif par un vote majoritaire.
4.7 Dans le cas où un membre du Comité exécutif doit prendre un congé entraînant une inoccupation du poste, le Comité exécutif élira un membre pour occuper le poste dans l'intervalle. Le membre intérimaire assumera les rôles et responsabilités du poste tel que décrit ci-dessus.
5. Élections
5.1. Les membres du Comité exécutif sont élus durant une assemblée générale qui a lieu trois semaines avant la fin de la session d’hiver, au plus tard. Les nouveaux membres du Comité entrent en fonction au début de la session printemps/été.
5.2 Les représentant(e)s des étudiants de première année sont élus durant une assemblée générale qui a lieu quatre semaines après le début de la session d’automne, au plus tard.
5.3 Les élections sont conduites de la manière suivante :
5.3.1 La/le VP communication annonce l’élection en présentant aux étudiant(e)s les postes à pourvoir ainsi que leurs descriptions au moins deux semaines avant les élections. Il y a aussi un rappel une semaine avant les élections.
5.3.2 Les membres de l’Association peuvent soumettre leur candidature par courrier électronique à l’adresse de l’Association avant la date de l’élection. Elles/Ils peuvent également annoncer leur candidature durant l’assemblée générale.
5.3.3 La/le président(e) est responsable de la conduite de l’élection et annoncera chaque poste et les candidatures proposées.
5.3.4 Le vote sera fait en ligne et sera confidentiel. Le période de vote sera ouverte pendant 3 jours (72 heures). Dans le cas d’égalité, un tour de vote supplémentaire suivra.
5.4 Tous les membres de l'exécutif ont le droit de démissionner de leur poste. La démission sera officielle une fois qu'elle aura été acceptée par un vote majoritaire du Comité exécutif. Une fois la démission acceptée, elle ne peut être retirée.
5.4.1 Si un membre du Comité exécutif démissionne, les autres membres du Comité doivent déclencher une élection. Une fois déclenchée, une telle élection doit respecter la procédure décrite ci-dessus et inclure tout poste vacant.
5.4.2 L'élection pour pourvoir le poste vacant aura lieu dans le plus court délai déterminé par le Comité exécutif.
5.5 Une élection avec un taux de participation de moins de 10 % des membres de l’Association sera considérée nulle.
6. Réunions du Comité exécutif
6.1 La/le secrétaire/trésorier(e) du Comité décidera de l’heure des réunions du Comité.
6.2 Les procès-verbaux des réunions doivent être fournis sur demande dans les deux langues officielles.
6.3 Le quorum est nécessaire pour toute décision qui aura une incidence sur l’Association ou sur ses membres. Le quorum est atteint lorsque 51 % des membres du Comité exécutif sont présents au vote.
6.4 Si le vote d’une motion aboutit à l’égalité, le président aura le droit de vote décisif sur le point en question .
6.5 Si une motion n’est pas adoptée, le membre qui a introduit la motion ne peut pas la réintroduire tant qu’il n’y a pas de nouvelles informations qui changeraient les termes du débat.
6.6 Les membres du Comité exécutif sont obligés d'être présents pour chaque réunion. Si un membre manque plus de trois réunions consécutives sans raison valide telle qu’approuvée par la/le président(e), on peut l’obliger à démissionner. Si un membre prévoit une longue absence, elle/il doit démissionner d’avance.
6.6.1 Après avoir manqué la troisième réunion de l’exécutif sans raison valable, la/le président(e) demandera une lettre démission à l’exécutif si celle-ci n’a pas été fournie au préalable.
6.7 Les réunions du Comité exécutif seront conformes aux statuts de la version modifiée du code de procédure Robert’s Rules of Order décrits dans l’Annexe A.
7. Assemblées générales
7.1 L’Association aura un minimum d’une assemblée générale par an et organisera des réunions supplémentaires au besoin.
7.2 Tous les membres seront prévenus au moins deux semaines à l’avance. Pour les assemblées générales, il y aura un rappel additionnel une semaine à l’avance.
7.3 Toute modification proposée à la Constitution doit être circulée, pour qu’elle soit connue auprès des membres, un minimum de deux semaines avant l’assemblée générale à laquelle elle fera l’objet d’une discussion.
7.4 Les statuts de la version modifiée du code de procédure Robert’s Rules of Order qui figurent dans l’Annexe A seront en vigueur durant chaque assemblée générale.
7.5 Les décisions seront prises à la majorité. Par un minimum de 2/3 des membres présents.
8. La gestion des ressources de l’Association
8.1 Toutes les ressources sous la gestion de l’Association seront utilisées en respectant le mandat de l’Association.
8.2 Le Comité exécutif est responsable d’assurer le bon usage de toutes les ressources financières de l’Association.
8.3 Au début de chaque session, l’Association préparera un budget flexible pour la même session.
8.4 Toute dépense éventuelle doit être soumise au vote par l’Association avant que la transaction soit effectuée. Aucun membre n’a le droit de dépenser de l’argent sans consulter les autres.
9. Décorum
Toutes les réunions du Comité exécutif et les assemblées générales doivent respecter les règlements du code de procédure Robert’s Rules of Order concernant le décorum qui figure dans l’Annexe A.
Dans toutes leurs communications, les membres du Comité exécutif doivent faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme et de respect mutuel. La résolution privée de différends entre les membres est encouragée. Au cas où deux ou plusieurs membres seraient incapables de régler un différend ou de résoudre un problème concernant le décorum, le président du Comité jouera le rôle d’arbitre et une copie conforme de toute correspondance qui pourrait être jugée litigieuse doit lui être envoyée.
Si, dans le cours régulier des affaires de l’Association, un membre est témoin d’une action ou d’un comportement qu’il juge inadmissible, elle/il devrait suivre la démarche qui correspond à la situation :
10. Modifications
Des modifications à cette constitution peuvent être rédigées par le Comité exécutif et soumises pour l’approbation des membres à la prochaine assemblée générale.
11. Révision
La dernière révision de cette constitution a eu lieu en mars 2021.
ANNEXE A
Robert’s Rules of Order amendé
Quorum- 51% du comité, à l’exclusion du président, puisque ce poste n’a pas le droit de vote, sont requis pour mener une réunion.
Président(e) – La/le président(e) est responsable de gérer les réunions. Elle/Il est aussi responsable de:
Introduction d’affaires pour débattre:
Une motion peut être effectuée seulement après avoir obtenu la parole par le président. Une motion est une question de débat nécessitant considération et action et qui implique un vote. Les présentations d’information n’exigent pas de motions, mais doivent avoir lieu dans l’ordre du jour.
Avant d’ouvrir un sujet pour débattre, il faut, premièrement, qu’un membre ayant la parole fasse une motion ; deuxièmement, qu’elle soit soutenue (avec quelques exceptions) ; et dernièrement, qu’elle soit déclarée par le président. Il doit déclarer la question de telle façon que l’assemblée puisse informer de quoi elle s’agit avant d’être considérée et mise en marche.
Pour faire une motion, un membre doit obtenir la parole, comme déjà mentionné avant, et doit dire «Je propose de» et puis déclarer l’action qu’il propose d’avoir prise. Par conséquent, un membre « propose» l’adoption, amendement ou soumission d’une résolution par un comité, ou l’extension d’un vote de remerciement, etc.; ou comme règle générale, aucun membre ne peut faire deux motions au même temps, sauf s’il y a un accord général.
Sauf pour quelques exceptions, chaque motion devrait être soutenue, pour éviter la prise de temps avec une question privilégiée seulement par une personne et par conséquent, on lui fait un peu d’attention dans les motions de routine.
Une fois le débat fini, le président répète la question ou proposition et fait appel à un vote.
Pendant le débat
Lorsque la question du débat a été déclarée par la/le président(e) du Comité, le débat peut commencer au membre qui a proposé le sujet.
Pendant le débat, chaque membre a le droit de parler sur la question, mais ne peut pas faire un discours sur le même sujet tandis qu’un membre qui n’a pas déjà parlé au sujet désire la parole. Personne ne peut parler plus de dix minutes à la fois sans la permission de l´assemblée.
Le débat doit être limité à la dernière question constatée par la/le président(e) du Comité. Tous les parleurs doivent maintenir le décorum dans leur parole.
Le membre qui a proposé le sujet est permis de clore le débat avec un discours, s'il n'a pas déjà utilisé les vingt minutes accordées à lui. Il peut le commencer seulement lorsque tout qui voudrait parler à fait leur discours.
L’objection à, le délai ou la clôture du débat
Un membre peut retirer ou modifier sa propre motion à n’importe quel temps et il ne nécessite pas d'appui.
Si deux tiers de l’assemblée veulent clore le débat sans fournir le temps désiré par des autres, ils peuvent le faire par la provocation du débat sur la question précédente, la clôture du débat à un temps spécifié, où ils peuvent limiter la durée des discours et permettre chaque membre de parler seulement une fois sur chaque question. Ces motions nécessitent un vote de deux tiers de l’assemblée, puisqu’ils suspendent le droit fondamental de chaque membre d’une assemblée délibérative d’avoir chaque question discutée en plein avant que la question soit résolue.
On peut faire une objection à la considération de n’importe quelle motion originale, à l’exclusion de tout autre, pourvu qu’il soit fait avant qu'il y ait débat ou avant la déclaration d’une motion subsidiaire. En d’autres termes, si une motion est présentée et appuyée, mais un autre membre ne considère que la question mérite débat, elle/il peut objecter à la question. Il est semblable à un rappel au Règlement en ce qu’on peut le faire même quand un autre a la parole, il n’a pas besoin d’un appui. Cette objection ne peut pas être mise au débat et un vote doit être pris. Un vote négatif sur la considération, mais pas un vote affirmatif, pourrait être considéré.
L’objet de cette motion est de permettre l’assemblée pour éviter entièrement n’importe quelle question laquelle peut être considérée comme impertinente, sans profit ou litigieux.
N’importe quel membre peut faire une motion pour ajourner une question pour la discuter. Cette motion n’a pas besoin d’être appuyé, mais il peut être ajourné seulement à la prochaine réunion et pas plus tard sauf qu’il y a une motion de suspendre les règles.
Suspension des règles
Quand l’assemblée veut faire ce qu’il est impossible sans contravention de ces propres règles, mais il n’est pas en conflit de sa constitution, ses règlements, ou avec les principes fondamentaux de loi parlementaire, il « suspend les règles qui interrompent » l’action proposée. L’objectif de cette suspension doit être spécifié, et rien d'autre ne pourrait être fait pendant cette suspension. Aucune règle ne peut être suspendue quand le vote négatif est aussi grand que la minorité qui est protégée par cette règle; de plus, une règle qui protège des absentes ne peut pas être suspendue, même par consentement général ou un vote unanime. En addition, une règle qui exige l’élection des officiers par scrutin ne peut pas être suspendue par un vote unanime, parce que la règle protège une minorité d’une personne de l’exposition de son vote, laquelle se passerait s’il devait voter pour suspendre les règles dans ce cas.
Décorum
Tous les intervenants doivent maintenir le décorum et être courtois avec leur langage et leur manière, et éviter de faire allusion aux motifs des autres membres.
Tous les intervenants doivent être préconisés par le président du Comité avant qu’il commence de parler ou poser une question pour assurer que tous membres ont une chance équitable de parler sans interruption.
Des paroles désordonnées doivent être écrites par le membre qui s’oppose à leur ou par le secrétaire, et alors annoncé au membre vu d’être contrevenant. S’il les nie, l’assemblée doit décider par un vote s’il a les dits ou non. Si un membre ne peut pas justifier les mots qu'il utilise, et ne fait pas une apologie adéquate pour ses paroles, il est le devoir de l’assemblée d’agir dans ce cas. Des actions prises par l'exécutif incluent une requête pour une apologie formelle ou une requête pour la suspension pour le reste de la réunion, y compris une suspension de droits de vote pour tous topiques présentés à cette réunion. Si les paroles désordonnées sont d’une nature personnelle, les deux parties de ce conflit doivent sortir l’assemblée après chaque parti a été entendu, et avant que l'assemblée commence le débat sur le cas, puisqu’il soit une règle générale qu’aucun membre ne devrait être présent à l’assemblée quand n’importe quel sujet quant à lui-même est au débat. Cependant, il n’est pas nécessaire pour le membre qui s'oppose à ces paroles de sortir sauf qu’il est personnellement impliqué dans ce cas. S’il y avait du nouveau travail depuis que le membre a parlé, il est trop tard pour faire des objections aux paroles désordonnées qu’il aurait employées.
Pendant le débat, quand le président du Comité parle, et quand l’assemblée est en train de voter, aucun membre ne peut déranger l’assemblée par chuchotement, ou en marchant sur le plancher, ou n’importe quelle autre façon.
Votes
Les votes peuvent être effectués dans plusieurs manières :
1.1 Le nom de cette organisation est « l’Association des étudiants aux études supérieurs en développement international et mondialisation (GDVM)» (GDVM)/« Graduat Students Association in International Development and Globalization » (GDMV).1.2 L’appellation « Association » sera dorénavant employée pour désigner l’organisation précédemment mentionné.
2. Mandat
2.1 L’Association a pour but de :
2.1.1 promouvoir le programme de maîtrise et de doctorat en développement international et mondialisation sur le campus et dans la communauté environnante;
2.1.2 promouvoir l’étude du développement international et mondialisation et ses applications;
2.1.3 être une voie de communication entre les personnes intéressées par le développement international et la mondialisation;
2.1.4. être un forum de communication et d’échange d’information où les étudiants peuvent aussi faire partie de leurs expériences, de leurs compétences et de leurs idées;
2.1.5. faciliter la collaboration entre les étudiants et le département, l’École de développement international et de mondialisation (ÉDIM)/School of International Development and Global Studies (SIDGS), la GSAÉD et entre autres associations étudiantes.
2.2 Mission
2.2.1. L’Association s’engage à soutenir l’évolution et le succès des étudiants de notre programme ainsi qu’à faire valoir les enjeux de l’étude du développement international et de la mondialisation. Elle accomplit cette mission en donnant à ses membres l’occasion de contribuer à leur propre formation en participant à l’Association, aux assemblées générales et aux activités qui promeuvent l’unité des étudiants du programme ainsi que l’apprentissage à l’extérieur de la salle de cours. L’Association se consacre à la promotion de la diversité et à la création d’un milieu dynamique et inclusif dans chacun des évènements de notre programme. Surtout, nous nous sommes engagés à la création continue et au maintien de relations directes entre les étudiants du programme et le corps administratif de l’Université, les diverses autres associations étudiantes et toute autre organisation communautaire. La consolidation de ces relations est un avantage pour les membres de L’Association puisqu’elles faciliteront le partage de connaissances et l’établissement de liens qui répondront aux besoins de nos étudiants.
3. Membres
3.1 Conformément aux règlements de l’Université, tout étudiant inscrit au programme de maîtrise est un membre de plein droit de l’Association. L’ensemble des membres de l’Association sera limité aux étudiants du programme.
3.2 Il n’y aura pas de frais d’adhésion. Une personne deviendra membre de plein droit dès son admission à temps plein ou à temps partiel au programme de maîtrise. Elle demeurera membre jusqu’à la fin de ses études.
4. Comité exécutif
4.1 Les membres du Comité exécutif de l’Association sont appelés à collaborer à toutes les activités de l’Association. Les coordonnateurs et traducteurs pour les événements à venir seront sélectionnés au cas par cas pour assurer la participation égale et l’inclusion de chaque membre du Comité exécutif. Ainsi, les rôles et responsabilités peuvent parfois aller au-delà de ceux énoncés dans la constitution. D’autres responsabilités précises :
4.1.1 Présidente/Président s’occupe de la délégation des tâches entre les membres du Comité exécutif, de l’animation et la présidence des réunions et elle joue également le rôle d’arbitre neutre au besoin. Pour maintenir la neutralité du poste, la/le président.e n’a pas le droit de vote. En cas d’égalité, la/le Président.e aura un droit de vote temporaire sur le point en question. Elle/il peut agir comme représentant.e pour tout autre membre du Comité qui désire présenter, de manière anonyme, un sujet pour débattre. Ainsi, elle/il assurera que les discussions se tiennent sans discrimination. La/le président.e assure la liaison entre l'école (ÉDIM/SIDGS), l'Association des étudiants de premier cycle (AÉDSA) et l'Association. Elle/il est également chargé de partager toutes les informations pertinentes avec les membres de l'exécutif.
4.1.2 Vice-présidente sociale et des communications/Vice-président social et des communications se chargera de coordonner les activités de communication, ce qui comprendra la gestion et la mise à jour des médias sociaux (Facebook et Instagram), du site web GDVM et de la vérification du courriel de l'Association. Elle/il est responsable pour annoncer le nouveau Comité exécutif (également sur la page ÉDIM/SIDGS), pour encourager les étudiants à écrire des blogues et pour mettre à jour les pages des événements au fur et à mesure de leur organisation. Elle/il est chargé de promouvoir les événements et de développer un sentiment d'appartenance sociale entre les étudiants diplômés de l'ÉDIM/SIDGS. Les compétences en matière de planification d'événements sont un atout pour faciliter l'organisation d'une variété d'événements et d'activités (c'est-à-dire trouver des lieux, réserver des dates, promouvoir des activités...). Tous les messages de communication doivent être rédigés en anglais et en français.
4.1.3 Vice-présidente académique/Vice-président académique doit assurer la liaison entre l'Association et l'ÉDIM/SIDGS et assister régulièrement aux réunions mensuelles de l'ÉDIM/SIDGS. La/le VP académique est responsable de collaborer avec tous les représentants académiques pour soutenir les étudiants diplômés dans leurs besoins académiques. Elle/il est chargé de coordonner avec le représentant professionnel l'organisation des événements de la Semaine du développement international au nom de l'Association. Elle/il est également chargé du programme de mentorat GDVM. Elle/il travaillera en collaboration avec la Présidente pour favoriser les relations avec l’AÉDSA.
4.1.4 Secrétaire/trésorière/Secrétaire/trésorier est tenu d'assister à toutes les réunions des membres exécutifs. En tant que secrétaire, elle/il est responsable de la rédaction et de la distribution des ordres du jour des réunions avant celles-ci et de la prise de notes pendant ces réunions. Elle/il est également responsable pour organiser les réunions. Dans les délais déterminés par le Comité exécutif, elle/il fournira ensuite le compte rendu pour l'approbation du Comité lors de la prochaine réunion. Après chaque réunion, la/le secrétaire/trésorier enverra aux membres du Comité une liste de toutes les tâches qui leur ont été assignées pendant la réunion. En tant que trésorier, elle/il assumera le rôle de directrice financière de l'Association. Elle/il est responsable de la gestion des ressources financières allouées à l'Association par l'Université, ainsi que de la gestion de toutes les recettes, des remboursements et du compte bancaire de l'Association. Elle/il devra soumettre des rapports financiers ad hoc au Comité sur demande, ainsi que fournir des mises à jour mensuelles verbales du budget lors des réunions du Comité exécutif.
4.1.5. Représentante du développement professionnel /Représentante du développement professionnel est responsable de faciliter un réseau professionnel GDVM avec les étudiants actuels, anciens et futurs de l’ÉDIM. Elle/il prendront l’initiative d’organiser des activités de développement professionnel en rapport avec les questions de développement international et de la mondialisation par le biais de conférences, d’opportunités de réseautage, de symposiums et de tout autre événement pertinent tant interne qu’externe. Elle/il seront responsables de la coordination avec le vice-président académique pour l’organisation des événements pendant la Semaine du développement international (en collaboration avec l’AÉDSA) au nom de l’association.
4.1.6. Représentante externe/Représentant externe est chargé d'assurer la liaison entre l'Association et la GSAED, les Comités des étudiants diplômés de la FSS, ainsi que d'autres associations d'étudiantes. Ce poste représente les étudiants en développement international et en études mondiales au sein du conseil d'administration de la GSAED. Elle/il informera le représentant professionnel sur la façon d'établir des liens afin de mobiliser les anciens étudiants de l'École, y compris ceux qui ont entrepris des carrières pertinentes.
4.1.7. Déléguée syndical SCFP-CUPE 2026/Délégué syndical SCFP-CUPE représente les étudiants de l'EDIM/SIDGS au sein du SCFP-CUPE 2626, le syndicat représentant les assistants d'enseignement, les assistants de recherche, les correcteurs, les tuteurs, les moniteurs de laboratoire, les démonstrateurs, les surveillants et les sauveteurs de l'Université d'Ottawa. Ce poste représente également les étudiants au sein du Conseil des délégués syndicaux du Comité local. En tant que membres du Conseil, les délégués syndicaux jouent un rôle important dans le maintien des lignes de communication entre le Bureau exécutif et les membres. Enfin, cette personne agit en tant que personne ressource et point de contact pour les étudiants en ce qui concerne les questions de travail dans le département et sur le syndicat en général.
4.1.8. Représentante des affaires internationales/Représentant des affaires internationales est une étudiante ou un étudiant international ou a de l'expérience en tant qu'étudiante/étudiant international au Canada. Cette personne est responsable de l’entretien des rapports entre l’Association et le Bureau international et entre l’Association et les étudiants internationaux. Elle/il informera le représentant des communications sur les possibilités de stages internationaux, d'emplois et de bénévolats internationaux pour les étudiants.
4.1.9. Représentante des étudiantes/étudiants à la maîtrise (anglophone)/Représentante des étudiants/étudiants à la maîtrise (anglophone) est inscrite dans le volet anglophone du programme et travaille en collaboration avec le représentant des étudiants à la maîtrise (francophone). Cette personne est responsable de la liaison entre l'Association et les étudiants anglophones. Elle est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants anglophones en GDVM. Elle travaille avec l'Association pour planifier et promouvoir les activités sociales, académiques, professionnelles et autres.
4.1.10. Représentante des étudiantes/étudiants à la maîtrise (francophone)/Représentant des étudiantes/étudiants à la maîtrise (francophone) est inscrit dans le volet francophone du programme et travail en collaboration avec le représentant des étudiants à la maîtrise (anglophone). Cette personne est responsable de la liaison entre l'Association et les étudiants francophones. Elle est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle travaille avec l'Association pour planifier et promouvoir les activités sociales, académiques, professionnelles et autres.
4.1.11. Représentante des étudiantes/étudiants au doctorat (anglophone)/Représentant des étudiantes/étudiants au doctorat (anglophone) est inscrit dans le volet anglais du programme et travail en collaboration avec le représentant des étudiants au doctorat (francophone). Cette personne est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle est chargée d'assurer la communication entre l'Association et les doctorants anglophones, ainsi que de travailler avec l'Association pour planifier et promouvoir les activités sociales, universitaires, professionnelles et autres.
4.1.12. Représentante des étudiantes/étudiants au doctorat (francophone)/Représentant des étudiantes/étudiants au doctorat (francophone) est inscrit dans le volet français du programme et travail en collaboration avec le représentant des étudiants au doctorat (anglophone). Cette personne est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle est chargée d'assurer la communication entre l'Association et les doctorants anglophones, ainsi que de travailler avec l'Association pour planifier et promouvoir les activités sociales, universitaires, professionnelles et autres.
4.1.13. Représentante des étudiantes/étudiants en première année (anglophone)/Représentant des étudiantes/étudiants en première année (anglophone) est inscrit dans le volet anglophone du programme de la maîtrise ou du doctorat et travail en collaboration avec le représentant des étudiants de première année (francophone). Cette personne aide à faciliter l’intégration des étudiants anglophones en première année et défend leurs besoins particuliers. Elle est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle a aussi un rôle important dans le transfert des connaissances et expériences de l’Association à la postérité.
4.1.14. Représentante des étudiantes/étudiants en première année (francophone)/Représentant des étudiantes/étudiants en première année (francophone) est inscrit dans le volet francophone du programme de la maîtrise ou du doctorat et travail en collaboration avec le représentant des étudiants de première année (anglophone). Cette personne aide à faciliter l’intégration des étudiants francophones en première année et défend leurs besoins particuliers. Elle est chargée de collaborer avec tous les représentants académiques pour répondre aux besoins académiques et sociaux des étudiants francophones en GDVM. Elle a aussi un rôle important dans le transfert des connaissances et expériences de l’Association à la postérité.
4.2 Dans le cas d’un chevauchement entre une activité d’un membre du Comité exécutif et celle d’un autre membre, les deux membres en question partageront la coordination de l’évènement.
4.3 Tout membre de l’Association pourra présenter sa candidature pour un poste au Comité exécutif.
4.4 Tous les membres du Comité exécutif doivent assister à toutes les réunions.
4.5 Le Comité exécutif a le pouvoir de convoquer une assemblée générale.
4.6 L’assemblée générale peut décider de soutenir ou de renverser toute décision du Comité exécutif par un vote majoritaire.
4.7 Dans le cas où un membre du Comité exécutif doit prendre un congé entraînant une inoccupation du poste, le Comité exécutif élira un membre pour occuper le poste dans l'intervalle. Le membre intérimaire assumera les rôles et responsabilités du poste tel que décrit ci-dessus.
5. Élections
5.1. Les membres du Comité exécutif sont élus durant une assemblée générale qui a lieu trois semaines avant la fin de la session d’hiver, au plus tard. Les nouveaux membres du Comité entrent en fonction au début de la session printemps/été.
5.2 Les représentant(e)s des étudiants de première année sont élus durant une assemblée générale qui a lieu quatre semaines après le début de la session d’automne, au plus tard.
5.3 Les élections sont conduites de la manière suivante :
5.3.1 La/le VP communication annonce l’élection en présentant aux étudiant(e)s les postes à pourvoir ainsi que leurs descriptions au moins deux semaines avant les élections. Il y a aussi un rappel une semaine avant les élections.
5.3.2 Les membres de l’Association peuvent soumettre leur candidature par courrier électronique à l’adresse de l’Association avant la date de l’élection. Elles/Ils peuvent également annoncer leur candidature durant l’assemblée générale.
5.3.3 La/le président(e) est responsable de la conduite de l’élection et annoncera chaque poste et les candidatures proposées.
5.3.4 Le vote sera fait en ligne et sera confidentiel. Le période de vote sera ouverte pendant 3 jours (72 heures). Dans le cas d’égalité, un tour de vote supplémentaire suivra.
5.4 Tous les membres de l'exécutif ont le droit de démissionner de leur poste. La démission sera officielle une fois qu'elle aura été acceptée par un vote majoritaire du Comité exécutif. Une fois la démission acceptée, elle ne peut être retirée.
5.4.1 Si un membre du Comité exécutif démissionne, les autres membres du Comité doivent déclencher une élection. Une fois déclenchée, une telle élection doit respecter la procédure décrite ci-dessus et inclure tout poste vacant.
5.4.2 L'élection pour pourvoir le poste vacant aura lieu dans le plus court délai déterminé par le Comité exécutif.
5.5 Une élection avec un taux de participation de moins de 10 % des membres de l’Association sera considérée nulle.
6. Réunions du Comité exécutif
6.1 La/le secrétaire/trésorier(e) du Comité décidera de l’heure des réunions du Comité.
6.2 Les procès-verbaux des réunions doivent être fournis sur demande dans les deux langues officielles.
6.3 Le quorum est nécessaire pour toute décision qui aura une incidence sur l’Association ou sur ses membres. Le quorum est atteint lorsque 51 % des membres du Comité exécutif sont présents au vote.
6.4 Si le vote d’une motion aboutit à l’égalité, le président aura le droit de vote décisif sur le point en question .
6.5 Si une motion n’est pas adoptée, le membre qui a introduit la motion ne peut pas la réintroduire tant qu’il n’y a pas de nouvelles informations qui changeraient les termes du débat.
6.6 Les membres du Comité exécutif sont obligés d'être présents pour chaque réunion. Si un membre manque plus de trois réunions consécutives sans raison valide telle qu’approuvée par la/le président(e), on peut l’obliger à démissionner. Si un membre prévoit une longue absence, elle/il doit démissionner d’avance.
6.6.1 Après avoir manqué la troisième réunion de l’exécutif sans raison valable, la/le président(e) demandera une lettre démission à l’exécutif si celle-ci n’a pas été fournie au préalable.
6.7 Les réunions du Comité exécutif seront conformes aux statuts de la version modifiée du code de procédure Robert’s Rules of Order décrits dans l’Annexe A.
7. Assemblées générales
7.1 L’Association aura un minimum d’une assemblée générale par an et organisera des réunions supplémentaires au besoin.
7.2 Tous les membres seront prévenus au moins deux semaines à l’avance. Pour les assemblées générales, il y aura un rappel additionnel une semaine à l’avance.
7.3 Toute modification proposée à la Constitution doit être circulée, pour qu’elle soit connue auprès des membres, un minimum de deux semaines avant l’assemblée générale à laquelle elle fera l’objet d’une discussion.
7.4 Les statuts de la version modifiée du code de procédure Robert’s Rules of Order qui figurent dans l’Annexe A seront en vigueur durant chaque assemblée générale.
7.5 Les décisions seront prises à la majorité. Par un minimum de 2/3 des membres présents.
8. La gestion des ressources de l’Association
8.1 Toutes les ressources sous la gestion de l’Association seront utilisées en respectant le mandat de l’Association.
8.2 Le Comité exécutif est responsable d’assurer le bon usage de toutes les ressources financières de l’Association.
8.3 Au début de chaque session, l’Association préparera un budget flexible pour la même session.
8.4 Toute dépense éventuelle doit être soumise au vote par l’Association avant que la transaction soit effectuée. Aucun membre n’a le droit de dépenser de l’argent sans consulter les autres.
9. Décorum
Toutes les réunions du Comité exécutif et les assemblées générales doivent respecter les règlements du code de procédure Robert’s Rules of Order concernant le décorum qui figure dans l’Annexe A.
Dans toutes leurs communications, les membres du Comité exécutif doivent faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme et de respect mutuel. La résolution privée de différends entre les membres est encouragée. Au cas où deux ou plusieurs membres seraient incapables de régler un différend ou de résoudre un problème concernant le décorum, le président du Comité jouera le rôle d’arbitre et une copie conforme de toute correspondance qui pourrait être jugée litigieuse doit lui être envoyée.
Si, dans le cours régulier des affaires de l’Association, un membre est témoin d’une action ou d’un comportement qu’il juge inadmissible, elle/il devrait suivre la démarche qui correspond à la situation :
- Pour toute dispute concernant un événement ayant lieu en dehors des réunions ordinaires du Comité exécutif, une opposition écrite devrait être soumise au Comité pour qu’elle fasse l’objet de discussions durant leur prochaine réunion. L’objection devrait inclure une copie de toute correspondance litigieuse dont une copie conforme a été envoyée au président. La/le président(e) présentera la plainte à l’assemblée en présence du membre concerné. Toute action ultérieure suivra les consignes décrites dans l’Annexe A.
- Pour toute opposition à la conduite durant une réunion, les actions suivront les consignes décrites dans l’Annexe A.
10. Modifications
Des modifications à cette constitution peuvent être rédigées par le Comité exécutif et soumises pour l’approbation des membres à la prochaine assemblée générale.
11. Révision
La dernière révision de cette constitution a eu lieu en mars 2021.
ANNEXE A
Robert’s Rules of Order amendé
Quorum- 51% du comité, à l’exclusion du président, puisque ce poste n’a pas le droit de vote, sont requis pour mener une réunion.
Président(e) – La/le président(e) est responsable de gérer les réunions. Elle/Il est aussi responsable de:
- Assembler l’ordre du jour et de l’envoyer en avance.
- Mener des réunions, maintenir la pertinence dans les discussions, nommer les membres (leur faire appel pour participer) et faire appel aux votes après la fin d’un débat.
- Pour éviter du préjudice dans les débats, elle/il peut agir comme mandataire pour chaque membre qui veut présenter une motion contentieuse ou débattre de façon anonyme.
Introduction d’affaires pour débattre:
Une motion peut être effectuée seulement après avoir obtenu la parole par le président. Une motion est une question de débat nécessitant considération et action et qui implique un vote. Les présentations d’information n’exigent pas de motions, mais doivent avoir lieu dans l’ordre du jour.
Avant d’ouvrir un sujet pour débattre, il faut, premièrement, qu’un membre ayant la parole fasse une motion ; deuxièmement, qu’elle soit soutenue (avec quelques exceptions) ; et dernièrement, qu’elle soit déclarée par le président. Il doit déclarer la question de telle façon que l’assemblée puisse informer de quoi elle s’agit avant d’être considérée et mise en marche.
Pour faire une motion, un membre doit obtenir la parole, comme déjà mentionné avant, et doit dire «Je propose de» et puis déclarer l’action qu’il propose d’avoir prise. Par conséquent, un membre « propose» l’adoption, amendement ou soumission d’une résolution par un comité, ou l’extension d’un vote de remerciement, etc.; ou comme règle générale, aucun membre ne peut faire deux motions au même temps, sauf s’il y a un accord général.
Sauf pour quelques exceptions, chaque motion devrait être soutenue, pour éviter la prise de temps avec une question privilégiée seulement par une personne et par conséquent, on lui fait un peu d’attention dans les motions de routine.
Une fois le débat fini, le président répète la question ou proposition et fait appel à un vote.
Pendant le débat
Lorsque la question du débat a été déclarée par la/le président(e) du Comité, le débat peut commencer au membre qui a proposé le sujet.
Pendant le débat, chaque membre a le droit de parler sur la question, mais ne peut pas faire un discours sur le même sujet tandis qu’un membre qui n’a pas déjà parlé au sujet désire la parole. Personne ne peut parler plus de dix minutes à la fois sans la permission de l´assemblée.
Le débat doit être limité à la dernière question constatée par la/le président(e) du Comité. Tous les parleurs doivent maintenir le décorum dans leur parole.
Le membre qui a proposé le sujet est permis de clore le débat avec un discours, s'il n'a pas déjà utilisé les vingt minutes accordées à lui. Il peut le commencer seulement lorsque tout qui voudrait parler à fait leur discours.
L’objection à, le délai ou la clôture du débat
Un membre peut retirer ou modifier sa propre motion à n’importe quel temps et il ne nécessite pas d'appui.
Si deux tiers de l’assemblée veulent clore le débat sans fournir le temps désiré par des autres, ils peuvent le faire par la provocation du débat sur la question précédente, la clôture du débat à un temps spécifié, où ils peuvent limiter la durée des discours et permettre chaque membre de parler seulement une fois sur chaque question. Ces motions nécessitent un vote de deux tiers de l’assemblée, puisqu’ils suspendent le droit fondamental de chaque membre d’une assemblée délibérative d’avoir chaque question discutée en plein avant que la question soit résolue.
On peut faire une objection à la considération de n’importe quelle motion originale, à l’exclusion de tout autre, pourvu qu’il soit fait avant qu'il y ait débat ou avant la déclaration d’une motion subsidiaire. En d’autres termes, si une motion est présentée et appuyée, mais un autre membre ne considère que la question mérite débat, elle/il peut objecter à la question. Il est semblable à un rappel au Règlement en ce qu’on peut le faire même quand un autre a la parole, il n’a pas besoin d’un appui. Cette objection ne peut pas être mise au débat et un vote doit être pris. Un vote négatif sur la considération, mais pas un vote affirmatif, pourrait être considéré.
L’objet de cette motion est de permettre l’assemblée pour éviter entièrement n’importe quelle question laquelle peut être considérée comme impertinente, sans profit ou litigieux.
N’importe quel membre peut faire une motion pour ajourner une question pour la discuter. Cette motion n’a pas besoin d’être appuyé, mais il peut être ajourné seulement à la prochaine réunion et pas plus tard sauf qu’il y a une motion de suspendre les règles.
Suspension des règles
Quand l’assemblée veut faire ce qu’il est impossible sans contravention de ces propres règles, mais il n’est pas en conflit de sa constitution, ses règlements, ou avec les principes fondamentaux de loi parlementaire, il « suspend les règles qui interrompent » l’action proposée. L’objectif de cette suspension doit être spécifié, et rien d'autre ne pourrait être fait pendant cette suspension. Aucune règle ne peut être suspendue quand le vote négatif est aussi grand que la minorité qui est protégée par cette règle; de plus, une règle qui protège des absentes ne peut pas être suspendue, même par consentement général ou un vote unanime. En addition, une règle qui exige l’élection des officiers par scrutin ne peut pas être suspendue par un vote unanime, parce que la règle protège une minorité d’une personne de l’exposition de son vote, laquelle se passerait s’il devait voter pour suspendre les règles dans ce cas.
Décorum
Tous les intervenants doivent maintenir le décorum et être courtois avec leur langage et leur manière, et éviter de faire allusion aux motifs des autres membres.
Tous les intervenants doivent être préconisés par le président du Comité avant qu’il commence de parler ou poser une question pour assurer que tous membres ont une chance équitable de parler sans interruption.
Des paroles désordonnées doivent être écrites par le membre qui s’oppose à leur ou par le secrétaire, et alors annoncé au membre vu d’être contrevenant. S’il les nie, l’assemblée doit décider par un vote s’il a les dits ou non. Si un membre ne peut pas justifier les mots qu'il utilise, et ne fait pas une apologie adéquate pour ses paroles, il est le devoir de l’assemblée d’agir dans ce cas. Des actions prises par l'exécutif incluent une requête pour une apologie formelle ou une requête pour la suspension pour le reste de la réunion, y compris une suspension de droits de vote pour tous topiques présentés à cette réunion. Si les paroles désordonnées sont d’une nature personnelle, les deux parties de ce conflit doivent sortir l’assemblée après chaque parti a été entendu, et avant que l'assemblée commence le débat sur le cas, puisqu’il soit une règle générale qu’aucun membre ne devrait être présent à l’assemblée quand n’importe quel sujet quant à lui-même est au débat. Cependant, il n’est pas nécessaire pour le membre qui s'oppose à ces paroles de sortir sauf qu’il est personnellement impliqué dans ce cas. S’il y avait du nouveau travail depuis que le membre a parlé, il est trop tard pour faire des objections aux paroles désordonnées qu’il aurait employées.
Pendant le débat, quand le président du Comité parle, et quand l’assemblée est en train de voter, aucun membre ne peut déranger l’assemblée par chuchotement, ou en marchant sur le plancher, ou n’importe quelle autre façon.
Votes
Les votes peuvent être effectués dans plusieurs manières :
- Un vote au lever, où tous les membres s'élèvent de leurs sièges où se lèvent leurs mains pour voter pour ou contre la motion ;
- Un vote « aveugle », où tous les membres se lèvent leurs mains avec les têtes vers la table pour voter pour ou contre la motion ; et
- Un vote par scrutin, qui est effectué quand les membres votent dans les élections et il y a un grand groupe, comme une assemblée générale, où un vote « aveugle » devient trop difficile et pourrait compromettre l’anonymat du vote.
The Constitution
1. Name
1.1 The name of this Organisation is “Graduate Students Association in International Development and Globalization (GDVM) / Association étudiante de la maîtrise en développement international et mondialisation (AEDG)”.
1.2 The term “Association” shall be used here after to refer to the name of the Organisation as mentioned above.
2. Mandate
2.1 The Association is organized to:
2.1.1 Promote an increased presence of the Masters of International Development and Globalization Program and Doctor of Philosophy (PhD) Programs within the university and surrounding community;
2.1.2 Promote a greater interest in the study of International Development and Globalization and its applications;
2.1.3 Provide a means of communication between persons having interest in International Development and Globalization;
2.1.4. Provide a common framework within which students can communicate, exchange information, and share experiences, skills, and ideas;
2.1.5. Facilitate co-operation of the students with the department, the School of International Development and Global Studies (SIDGS) / École de développement international et mondialisation (ÉDIM), with other student associations and the GSAED.
2.2 Mission
2.2.1. The Association is dedicated to supporting the success and development of students in our program and to generating an increased interest in and awareness of issues pertaining to studies in International Development and Globalization. We achieve this mission by providing opportunities for members to be involved in shaping their own educational experience through participation in the Student Association, general assemblies, and activities that promote learning beyond the classroom and unity within the program. The Association is devoted to promoting diversity and creating a dynamic and inclusive environment within our program and at all of our activities. Above all else, we are committed to the ongoing creation and care of direct relationships between the students of the program, the university administration, and all other student associations and community affiliations in order to build value for our members through the acquisition of knowledge and contacts that are pertinent to the needs of our students.
3. Membership
3.1 In compliance with university regulations, full membership is open to all members of the graduate program in International Development and Globalization at the University of Ottawa and restricted to the same.
3.2 There shall be no membership fee. A person shall become a full member upon full or part time enrolment in the graduate program and membership shall remain active until the completion of studies.
4. Executives
4.1. The executives of the Association are responsible for collaborating all Association activities. Coordinators and document translators for upcoming events will be determined on a case-by-case basis to ensure equal participation and inclusion of all executive members. Thus, roles and responsibilities may at times go beyond those stated in the scope of the constitution. Other specific responsibilities include:
4.1.1 The President is responsible for delegating tasks amongst executive members, facilitating meetings and assuming the role of Chairperson, and acting as a neutral arbitrator when necessary. The President will not have voting power in order to maintain their neutrality. In the event of a tie, the President will have temporary voting power on the item. They can also act as a proxy for any other member of the executive who wishes to present an item for debate anonymously so that discussions can be held without prejudice. The President acts as the liaison between the school (ÉDIM/SIDGS), the undergraduate student association (AÉDSA), and the Association. They are also responsible for sharing all relevant information to the members of the executive.
4.1.2 The Vice-President Social and Communications will assume leadership to coordinate all communications activities, which will include the maintenance and management of the social media (Facebook and Instagram), website, and email. They are responsible for announcing the new Executive Committee (also on the EDIM/SIDGS page), to encourage student blogging, and to update the events pages as events are organized. They are responsible for promoting events and activities that foster a sense of social belonging in collaboration with all executives. They will leverage event planning skills to organize a variety of events and activities (i.e. finding venues, reserving dates, promoting activities…). All communication messages must be written in both English and French.
4.1.3 The Vice-President Academic is to act as a liaison between the Association and the ÉDIM/SIDGS and regularly attend the ÉDIM/SIDGS monthly meetings. The Academic Representative is responsible for collaborating with all Academic Representatives to support graduate students with any academic needs they may have. They will be responsible for coordinating with the Professional Development Representative in the organization of International Development Week events (in collaboration with AÉDSA) on behalf of the association, as well as organizing and facilitating the GDVM Mentorship Program. They will work in collaboration with the President in fostering a relationship with the AÉDSA.
4.1.4 The Secretary/Treasurer is expected to attend all executive meetings. As Secretary, they are responsible for drafting and distributing meeting agendas, scheduling meetings and for all note taking during these meetings. They will then provide accurate minutes for approval by the committee at the next meeting in a timely manner as determined by the executive committee. After each meeting, the Secretary/Treasurer will distribute a list of all tasks assigned to committee members that had been assigned during the meeting. As Treasurer, they will take on the role as chief financial officer for the Association. They are responsible for managing the financial resources allocated to the Association by the University, as well as managing all receipts, reimbursements and the bank account of the Association. They will be expected to submit ad hoc financial reports to the Committee upon request as well as provide verbal monthly financial budget updates during executive committee meetings.
4.1.5 The Professional Development Representative is responsible for building a GDVM network with current, former and prospective students of the SIDGS/ÉDIM. They will assume leadership to organize professional development activities relevant to international development and globalization issues through conferences, networking opportunities, symposiums, and any other relevant event both internal and external. They will be responsible for coordinating with the Vice-President Academic the organization of International Development Week events (in collaboration with AÉDSA) on behalf of the association.
4.1.6 The External Representative is responsible for liaising between the Association and the GSAED, FSS Graduate Student Committees, and other student associations. They will represent the International Development and Global Studies students on the GSAED Board of Directors. They will work in collaboration with the Professional Development Representative to advise on making linkages to engage alumni of the School including those who have gone onto relevant careers.
4.1.7 The CUPE-SCFP 2626 Steward represents the students of EDIM/SIDGS within CUPE-SCFP 2626, the union representing Teaching Assistants, Research Assistants, Markers, Tutors, Lab Monitors, Demonstrators, Proctors and Lifeguards at the University of Ottawa. They also represent the students on the Stewards Council of the local committee. As part of the Council, Stewards play an important role in keeping lines of communication open between the Executive Board and the membership. Finally, they act as a resource person and contact point for students regarding labour issues in the department and about the union more generally.
4.1.8 The International Affairs Representative is either a current international student or has experience being an international student in Canada. They will act as a mentor for international students. They are responsible for liaising between the Association and the International Office as well as international students. They will update the Professional Development Representative on international internships, employment and volunteer opportunities for international students.
4.1.9 The Master Representative (Anglophone) is registered in the English program stream and works in close collaboration with the Master Representative (Francophone). They are responsible for liaising between the Association and Anglophone Master students. The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing anglophone GDVM students academic and social needs. They will work with the Association to plan and promote social, academic, professional and other activities.
4.1.10 The Master Representative (Francophone) is registered in the French program stream and works in close collaboration with the Master Representative (Anglophone). They are responsible for liaising between the Association and francophone Master students. The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing francophone GDVM students academic and social needs. They will work with the Association to plan and promote social, academic, professional and other activities.
4.1.11 The PhD Representative (Anglophone) is registered in the English program stream and works in close collaboration with the PhD Representative (Francophone). The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing anglophone GDVM students' social and academic needs. They are responsible for liaising between the Association and the anglophone PhD candidates, as well working with the Association to plan and promote social, academic, professional and other activities.
4.1.12 The PhD Representative (Francophone) is registered in the French program stream and works in close collaboration with the PhD Representative (Anglophone). The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing francophone GDVM students' social and academic needs. They are responsible for liaising between the Association and francophone PhD candidates, as well working with the Association to plan and promote social, academic, professional and other activities.
4.1.13 The First-Year Representative (Anglophone) is registered in the English stream of the masters or PhD program and works in close collaboration with the first year (Francophone) to promote the Association with new students. They help facilitate the integration of first year Anglophone students and defends their particular interests. The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing anglophone GDVM students’ social and academic needs. They also play an important role in transferring knowledge and experiences of the Association for continuity.
4.1.14 The First-Year Representative (Francophone) is registered in the French stream of the masters or PhD program and works in close collaboration with the first year (Anglophone) to promote the Association with new students. They help facilitate the integration of first year Francophone students and defend their particular interests. The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing francophone GDVM students’ social and academic needs. They also play an important role in transferring knowledge and experiences of the Association for continuity.
4.2 When activities overlap with other members’ of the executive responsibilities, the representatives in question will co-lead such activities.
4.3 All members of the Association shall be able to run for an executive position.
4.4 All members of the executive committee have the responsibility to attend all meetings.
4.5 The executive committee has the power and responsibility to organise the annual General Assembly.
4.6 The General Assembly can decide to support or reverse any executive decisions through a majority vote.
4.7 In the event that an executive member must take a leave of absence resulting in a vacant position the executive committee will elect a member to occupy the position in the interim. The interim member will assume the roles and responsibilities of the position as outlined above.
5. Elections
5.1. All executive members are to be elected at a General Assembly being held no later than three weeks before the end of the Winter Term. New executives shall take office at the beginning of the Spring/Summer Term.
5.1.1 In the event of a resignation or a vacant position, the procedure outlined in section 5.4 shall be applied.
5.1.2 Should a position remain unfilled after following the procedures outlined in section 5.1 and 5.1.1, the Executive Committee may appoint a member of the Association to the vacant position.
5.2 The First-year representatives will be elected no later than four weeks after the beginning of the Fall Term in a General Assembly.
5.3 Elections will follow this procedure:
5.3.1 The Vice-President Social and Communications will announce the upcoming election by advertising the positions and respective descriptions to all students at least two weeks prior to the elections, with a reminder one week prior.
5.3.2 Members of the Association can submit their nominations to the Association before the date of the election.
5.3.3 The Chairperson is responsible for conducting the elections and will announce each position followed by the nominations.
5.3.4 The voting will be done online and is confidential. The voting period will be open for 3 days (72 hours). Subsequent voting rounds will take place in case of a tie.
5.4 All members of the executive have the right to resign from their position. The resignation of an executive will be official once it has been accepted by a majority vote by the executive committee. Once the resignation has been accepted, it cannot be withdrawn.
5.4.1 The executive members shall call elections and follow the election procedure. Such elections shall be for all positions that are vacant.
5.4.2 The election to fill the vacant position will take place at the earliest convenience as decided by the executive committee.
5.5 Elections shall be deemed invalid if they do not represent 10% of the members of the Association.
6. Executive Meetings
6.1 Times of the executive meetings of the Association will be called by the Secretary/Treasurer.
6.2 Minutes of the executive committee meetings shall be available upon request in both official languages.
6.3 Quorum shall be necessary for all decisions that affect the Association or its members. Quorum is defined as 51% of the Association’s executive membership being present in order to hold a vote.
6.4 In the event that a vote on a motion is tied, the President will vote to break the tie.
6.5 In the event that a vote on a motion is not passed, the member introducing the motion cannot reintroduce it unless new information arises that would change the terms of the debate.
6.6 Executive members shall be expected to be present at meetings. If a member shall miss more than 3 meetings without a valid reason as approved by the President, the member could be asked to withdraw from the executive position. If a member of the executive committee plans on a long absence, they should resign in advance.
6.6.1 After missing the third executive meeting without a valid reason, the President will request a resignation letter from the executive should one not be provided beforehand.
6.7 Executive meetings will be held in accordance with the amended version of Robert’s Rules of Order outlined in Annex A.
7. General Assemblies
7.1 The Association shall hold a minimum of one General Assembly per year with additional meetings as required.
7.2 All members shall be notified at least two weeks prior, with a reminder one week prior to a general assembly.
7.3 Proposed changes to the constitution must be circulated for review a minimum of two weeks in advance of the General Assembly at which they are to be discussed.
7.4 The amended Robert’s Rules of Order listed in Annex A shall be in effect during General Assemblies.
7.5 Decisions will be taken by a 2/3 majority or more of those present.
8. Use of Association Resources
8.1 All resources under the control of the Association shall be used in accordance with the mandate of the Association.
8.2 The executive committee is responsible for the proper use of all Association’s financial resources.
8.3 At the beginning of each semester the Association will create a flexible budget for the semester
8.4 All expenditures must be voted on by the association prior to spending, no one member may make the decision to spend money unilaterally
9. Decorum
All executive meetings and general assemblies must follow the provisions on decorum as outlined in the amended Robert’s Rules of Order listed in Annex A.
In all other communications, executive members are expected to uphold a high level of professionalism and mutual respect. Members are encouraged to resolve issues privately when possible. In the event that two (or more) members are unable to resolve a dispute or address an issue of decorum, executive members are required to copy the Chair, as neutral arbiter, on any correspondence that may be considered controversial.
Should conduct occur within the Association’s regular business occur that any member objects to, they should proceed as follows:
10. Amendments
Amendments to the constitution can be drafted by the executive committee and submitted for the approval of all members at the subsequent General Assembly.
11. Revision
The Constitution was last revised in March 2021.
ANNEX A
Amended Robert’s Rules of Order
Quorum– The number of members required to conduct a meeting is 51% of the committee excluding the chair as the chair does not have voting rights.
Chairperson– The chairperson is responsible for running the meeting and keeping order. They are also responsible for:
Secretary/Treasurer– The secretary/treasurer is responsible for drafting the agenda, taking the minutes and distributing them to the committee for review following each meeting. Minutes should be reviewed and approved by the committee at the following meeting. Changes or additions to the agenda can be debated prior to the vote for approval, minutes cannot be changed after they have been approved. Approval requires a majority vote.
To introduce business for debate:
A motion may only be made once you have been given the floor by the chair. A motion is a question or issue that requires consideration and action and will involve a vote. Informational presentations do not require a motion but do require a place on the agenda.
Before any subject is open to debate it is necessary, first, that a motion be made by a member who has obtained the floor; second, that it be seconded (with certain exceptions); and third, that it be stated by the chair, that is, by the presiding officer. They must state the question so that the assembly may know what is before it for consideration and action.
To make a motion a member obtains the floor as already described and says, “I move that” and then stating the action he proposes to have taken. Thus, a member “moves” (proposes) that a resolution be adopted, or amended, or referred to a committee, or that a vote of thanks be extended, etc.; or
As a general rule no member can make two motions at a time except by general consent.
With some exceptions, every motion should be seconded. This is to prevent time being consumed in considering a question that only one person favours, and consequently little attention is paid to it in routine motions.
Once debate is finished, the chairperson repeats the question or proposal and calls for a vote.
During Debate:
Once the question/issue for debate has been stated by the chair the debate may begin, starting with the member who proposed the motion.
In the debate each member has the right to speak on the question, but cannot make a second speech on the same question as long as any member who has not spoken on that question desires the floor. No one can speak longer than ten minutes at a time without permission of the assembly.
Debate must be limited to the last question stated by the chair that is still pending. Speakers must maintain decorum.
The member who proposed the motion is entitled to close the debate with a speech, if they have not previously exhausted their twenty minutes, but not until everyone else wishing to speak has spoken.
Objecting to, Postponing or Closing the Debate:
A member may move to withdraw or modify their own motion at any time and it does not require a second If two-thirds of the assembly wish to close the debate without allowing all the time desired by others, they can do so by ordering either the previous question or the closing of the debate at a certain time; or they can limit the length of the speeches and allow each member to speak only once on each question. These motions require a two-thirds vote, as they suspend the fundamental right of every member of a deliberative assembly to have every question fully discussed before it is finally disposed of.
An objection may be made to the consideration of any original main motion, and to no others, provided it is made before there is any debate or before any subsidiary motion is stated. In other words, if a motion is brought forth and seconded, but another member does not think that the question is worth debate, they may object to the question. It is similar to a question of order in that it can be made when another has the floor and does not require a second. This objection cannot be debated, and a vote must be taken. A negative, but not an affirmative vote on the consideration may be reconsidered.
The object of this motion is to enable the assembly to avoid altogether any question which it may deem irrelevant, unprofitable, or contentious.
Any member can move to postpone a question or issue for debate. This motion need not be seconded, but it may only be postponed to the next meeting and no later unless there is a motion to suspend the rules.
Suspending the rules:
When the assembly wishes to do something that cannot be done without violating its own rules, and yet it is not in conflict with its constitution, or by-laws, or with the fundamental principles of parliamentary law, it “suspends the rules that interfere with” the proposed action. The object of the suspension must be specified, and nothing else can be done under the suspension. No rule can be suspended when the negative vote is as large as the minority protected by that rule; nor can a rule protecting absentees be suspended even by general consent or a unanimous vote. In addition, a rule requiring officers to be elected by ballot cannot be suspended by a unanimous vote, because the rule protects a minority of one from exposing their vote, which would happen if they were required to vote to suspend the rules in this case.
Decorum:
Speakers must maintain decorum and be courteous in their language and manner, and avoid alluding to the motives of members.
Speakers must be acknowledged by the chair before they speak or ask a question so as to ensure that all members have a fair chance to speak uninterrupted.
Disorderly words should be taken down by the member who objects to them, or by the secretary, and then read to the member. If he denies them, the assembly shall decide by a vote whether they are his words or not. If a member cannot justify the words he used, and will not suitably apologize for using them, it is the duty of the assembly to act in the case.
Actions taken by the executive include a request for a formal apology or a request for suspension for the remainder of the meeting including a suspension of voting rights for all topics on the table at that meeting. If the disorderly words are of a personal nature, after each party has been heard, and before the assembly proceeds to deliberate upon the case, both parties to the personality should retire, it being a general rule that no member should be present in the assembly when any matter relating to himself is under debate. It is not, however, necessary for the member objecting to the words to retire unless he is personally involved in the case. If any business has taken place since the member spoke, it is too late to take notice of any disorderly words they used.
During debate, and while the chairman is speaking, or the assembly is engaged in voting, no member is permitted to disturb the assembly by whispering, or walking across the floor, or in any other way.
Voting:
Voting can be done in multiple manners.
• A standing vote- where all members stand or raise their hands to cast their vote for or against the motion.
• A blind vote, where all members raise their hands with their heads down to cast their vote for or against the motion.
• Voting by ballot- Used when members are voting on elections and there is a large group such as a general assembly where blind voting is too difficult and could compromise anonymity.
The only way to reintroduce a topic that has already been voted on is if someone who was previously against the motion changes their mind and moves to reintroduce the issue. If you propose a motion and the motion is struck down, you cannot reintroduce it. The reintroduction can only be made on the day the vote to be reconsidered was taken, or at the following meeting.
1.1 The name of this Organisation is “Graduate Students Association in International Development and Globalization (GDVM) / Association étudiante de la maîtrise en développement international et mondialisation (AEDG)”.
1.2 The term “Association” shall be used here after to refer to the name of the Organisation as mentioned above.
2. Mandate
2.1 The Association is organized to:
2.1.1 Promote an increased presence of the Masters of International Development and Globalization Program and Doctor of Philosophy (PhD) Programs within the university and surrounding community;
2.1.2 Promote a greater interest in the study of International Development and Globalization and its applications;
2.1.3 Provide a means of communication between persons having interest in International Development and Globalization;
2.1.4. Provide a common framework within which students can communicate, exchange information, and share experiences, skills, and ideas;
2.1.5. Facilitate co-operation of the students with the department, the School of International Development and Global Studies (SIDGS) / École de développement international et mondialisation (ÉDIM), with other student associations and the GSAED.
2.2 Mission
2.2.1. The Association is dedicated to supporting the success and development of students in our program and to generating an increased interest in and awareness of issues pertaining to studies in International Development and Globalization. We achieve this mission by providing opportunities for members to be involved in shaping their own educational experience through participation in the Student Association, general assemblies, and activities that promote learning beyond the classroom and unity within the program. The Association is devoted to promoting diversity and creating a dynamic and inclusive environment within our program and at all of our activities. Above all else, we are committed to the ongoing creation and care of direct relationships between the students of the program, the university administration, and all other student associations and community affiliations in order to build value for our members through the acquisition of knowledge and contacts that are pertinent to the needs of our students.
3. Membership
3.1 In compliance with university regulations, full membership is open to all members of the graduate program in International Development and Globalization at the University of Ottawa and restricted to the same.
3.2 There shall be no membership fee. A person shall become a full member upon full or part time enrolment in the graduate program and membership shall remain active until the completion of studies.
4. Executives
4.1. The executives of the Association are responsible for collaborating all Association activities. Coordinators and document translators for upcoming events will be determined on a case-by-case basis to ensure equal participation and inclusion of all executive members. Thus, roles and responsibilities may at times go beyond those stated in the scope of the constitution. Other specific responsibilities include:
4.1.1 The President is responsible for delegating tasks amongst executive members, facilitating meetings and assuming the role of Chairperson, and acting as a neutral arbitrator when necessary. The President will not have voting power in order to maintain their neutrality. In the event of a tie, the President will have temporary voting power on the item. They can also act as a proxy for any other member of the executive who wishes to present an item for debate anonymously so that discussions can be held without prejudice. The President acts as the liaison between the school (ÉDIM/SIDGS), the undergraduate student association (AÉDSA), and the Association. They are also responsible for sharing all relevant information to the members of the executive.
4.1.2 The Vice-President Social and Communications will assume leadership to coordinate all communications activities, which will include the maintenance and management of the social media (Facebook and Instagram), website, and email. They are responsible for announcing the new Executive Committee (also on the EDIM/SIDGS page), to encourage student blogging, and to update the events pages as events are organized. They are responsible for promoting events and activities that foster a sense of social belonging in collaboration with all executives. They will leverage event planning skills to organize a variety of events and activities (i.e. finding venues, reserving dates, promoting activities…). All communication messages must be written in both English and French.
4.1.3 The Vice-President Academic is to act as a liaison between the Association and the ÉDIM/SIDGS and regularly attend the ÉDIM/SIDGS monthly meetings. The Academic Representative is responsible for collaborating with all Academic Representatives to support graduate students with any academic needs they may have. They will be responsible for coordinating with the Professional Development Representative in the organization of International Development Week events (in collaboration with AÉDSA) on behalf of the association, as well as organizing and facilitating the GDVM Mentorship Program. They will work in collaboration with the President in fostering a relationship with the AÉDSA.
4.1.4 The Secretary/Treasurer is expected to attend all executive meetings. As Secretary, they are responsible for drafting and distributing meeting agendas, scheduling meetings and for all note taking during these meetings. They will then provide accurate minutes for approval by the committee at the next meeting in a timely manner as determined by the executive committee. After each meeting, the Secretary/Treasurer will distribute a list of all tasks assigned to committee members that had been assigned during the meeting. As Treasurer, they will take on the role as chief financial officer for the Association. They are responsible for managing the financial resources allocated to the Association by the University, as well as managing all receipts, reimbursements and the bank account of the Association. They will be expected to submit ad hoc financial reports to the Committee upon request as well as provide verbal monthly financial budget updates during executive committee meetings.
4.1.5 The Professional Development Representative is responsible for building a GDVM network with current, former and prospective students of the SIDGS/ÉDIM. They will assume leadership to organize professional development activities relevant to international development and globalization issues through conferences, networking opportunities, symposiums, and any other relevant event both internal and external. They will be responsible for coordinating with the Vice-President Academic the organization of International Development Week events (in collaboration with AÉDSA) on behalf of the association.
4.1.6 The External Representative is responsible for liaising between the Association and the GSAED, FSS Graduate Student Committees, and other student associations. They will represent the International Development and Global Studies students on the GSAED Board of Directors. They will work in collaboration with the Professional Development Representative to advise on making linkages to engage alumni of the School including those who have gone onto relevant careers.
4.1.7 The CUPE-SCFP 2626 Steward represents the students of EDIM/SIDGS within CUPE-SCFP 2626, the union representing Teaching Assistants, Research Assistants, Markers, Tutors, Lab Monitors, Demonstrators, Proctors and Lifeguards at the University of Ottawa. They also represent the students on the Stewards Council of the local committee. As part of the Council, Stewards play an important role in keeping lines of communication open between the Executive Board and the membership. Finally, they act as a resource person and contact point for students regarding labour issues in the department and about the union more generally.
4.1.8 The International Affairs Representative is either a current international student or has experience being an international student in Canada. They will act as a mentor for international students. They are responsible for liaising between the Association and the International Office as well as international students. They will update the Professional Development Representative on international internships, employment and volunteer opportunities for international students.
4.1.9 The Master Representative (Anglophone) is registered in the English program stream and works in close collaboration with the Master Representative (Francophone). They are responsible for liaising between the Association and Anglophone Master students. The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing anglophone GDVM students academic and social needs. They will work with the Association to plan and promote social, academic, professional and other activities.
4.1.10 The Master Representative (Francophone) is registered in the French program stream and works in close collaboration with the Master Representative (Anglophone). They are responsible for liaising between the Association and francophone Master students. The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing francophone GDVM students academic and social needs. They will work with the Association to plan and promote social, academic, professional and other activities.
4.1.11 The PhD Representative (Anglophone) is registered in the English program stream and works in close collaboration with the PhD Representative (Francophone). The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing anglophone GDVM students' social and academic needs. They are responsible for liaising between the Association and the anglophone PhD candidates, as well working with the Association to plan and promote social, academic, professional and other activities.
4.1.12 The PhD Representative (Francophone) is registered in the French program stream and works in close collaboration with the PhD Representative (Anglophone). The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing francophone GDVM students' social and academic needs. They are responsible for liaising between the Association and francophone PhD candidates, as well working with the Association to plan and promote social, academic, professional and other activities.
4.1.13 The First-Year Representative (Anglophone) is registered in the English stream of the masters or PhD program and works in close collaboration with the first year (Francophone) to promote the Association with new students. They help facilitate the integration of first year Anglophone students and defends their particular interests. The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing anglophone GDVM students’ social and academic needs. They also play an important role in transferring knowledge and experiences of the Association for continuity.
4.1.14 The First-Year Representative (Francophone) is registered in the French stream of the masters or PhD program and works in close collaboration with the first year (Anglophone) to promote the Association with new students. They help facilitate the integration of first year Francophone students and defend their particular interests. The Representative is responsible for collaborating with the Vice-President Social and Communications and the Vice-President Academic and all Academic Representatives in addressing francophone GDVM students’ social and academic needs. They also play an important role in transferring knowledge and experiences of the Association for continuity.
4.2 When activities overlap with other members’ of the executive responsibilities, the representatives in question will co-lead such activities.
4.3 All members of the Association shall be able to run for an executive position.
4.4 All members of the executive committee have the responsibility to attend all meetings.
4.5 The executive committee has the power and responsibility to organise the annual General Assembly.
4.6 The General Assembly can decide to support or reverse any executive decisions through a majority vote.
4.7 In the event that an executive member must take a leave of absence resulting in a vacant position the executive committee will elect a member to occupy the position in the interim. The interim member will assume the roles and responsibilities of the position as outlined above.
5. Elections
5.1. All executive members are to be elected at a General Assembly being held no later than three weeks before the end of the Winter Term. New executives shall take office at the beginning of the Spring/Summer Term.
5.1.1 In the event of a resignation or a vacant position, the procedure outlined in section 5.4 shall be applied.
5.1.2 Should a position remain unfilled after following the procedures outlined in section 5.1 and 5.1.1, the Executive Committee may appoint a member of the Association to the vacant position.
5.2 The First-year representatives will be elected no later than four weeks after the beginning of the Fall Term in a General Assembly.
5.3 Elections will follow this procedure:
5.3.1 The Vice-President Social and Communications will announce the upcoming election by advertising the positions and respective descriptions to all students at least two weeks prior to the elections, with a reminder one week prior.
5.3.2 Members of the Association can submit their nominations to the Association before the date of the election.
5.3.3 The Chairperson is responsible for conducting the elections and will announce each position followed by the nominations.
5.3.4 The voting will be done online and is confidential. The voting period will be open for 3 days (72 hours). Subsequent voting rounds will take place in case of a tie.
5.4 All members of the executive have the right to resign from their position. The resignation of an executive will be official once it has been accepted by a majority vote by the executive committee. Once the resignation has been accepted, it cannot be withdrawn.
5.4.1 The executive members shall call elections and follow the election procedure. Such elections shall be for all positions that are vacant.
5.4.2 The election to fill the vacant position will take place at the earliest convenience as decided by the executive committee.
5.5 Elections shall be deemed invalid if they do not represent 10% of the members of the Association.
6. Executive Meetings
6.1 Times of the executive meetings of the Association will be called by the Secretary/Treasurer.
6.2 Minutes of the executive committee meetings shall be available upon request in both official languages.
6.3 Quorum shall be necessary for all decisions that affect the Association or its members. Quorum is defined as 51% of the Association’s executive membership being present in order to hold a vote.
6.4 In the event that a vote on a motion is tied, the President will vote to break the tie.
6.5 In the event that a vote on a motion is not passed, the member introducing the motion cannot reintroduce it unless new information arises that would change the terms of the debate.
6.6 Executive members shall be expected to be present at meetings. If a member shall miss more than 3 meetings without a valid reason as approved by the President, the member could be asked to withdraw from the executive position. If a member of the executive committee plans on a long absence, they should resign in advance.
6.6.1 After missing the third executive meeting without a valid reason, the President will request a resignation letter from the executive should one not be provided beforehand.
6.7 Executive meetings will be held in accordance with the amended version of Robert’s Rules of Order outlined in Annex A.
7. General Assemblies
7.1 The Association shall hold a minimum of one General Assembly per year with additional meetings as required.
7.2 All members shall be notified at least two weeks prior, with a reminder one week prior to a general assembly.
7.3 Proposed changes to the constitution must be circulated for review a minimum of two weeks in advance of the General Assembly at which they are to be discussed.
7.4 The amended Robert’s Rules of Order listed in Annex A shall be in effect during General Assemblies.
7.5 Decisions will be taken by a 2/3 majority or more of those present.
8. Use of Association Resources
8.1 All resources under the control of the Association shall be used in accordance with the mandate of the Association.
8.2 The executive committee is responsible for the proper use of all Association’s financial resources.
8.3 At the beginning of each semester the Association will create a flexible budget for the semester
8.4 All expenditures must be voted on by the association prior to spending, no one member may make the decision to spend money unilaterally
9. Decorum
All executive meetings and general assemblies must follow the provisions on decorum as outlined in the amended Robert’s Rules of Order listed in Annex A.
In all other communications, executive members are expected to uphold a high level of professionalism and mutual respect. Members are encouraged to resolve issues privately when possible. In the event that two (or more) members are unable to resolve a dispute or address an issue of decorum, executive members are required to copy the Chair, as neutral arbiter, on any correspondence that may be considered controversial.
Should conduct occur within the Association’s regular business occur that any member objects to, they should proceed as follows:
- Unresolved issues occurring outside regular executive meetings should be submitted to the committee in the form of a written objection for discussion at the next executive meeting including copies of any controversial correspondence copied to the Chair. With the concerned member in attendance, the Chair will present the grievance to the assembly. All further actions will proceed in accordance with Annex A.
- If there is an objection to conduct during a meeting, actions will proceed in accordance with Annex A.
10. Amendments
Amendments to the constitution can be drafted by the executive committee and submitted for the approval of all members at the subsequent General Assembly.
11. Revision
The Constitution was last revised in March 2021.
ANNEX A
Amended Robert’s Rules of Order
Quorum– The number of members required to conduct a meeting is 51% of the committee excluding the chair as the chair does not have voting rights.
Chairperson– The chairperson is responsible for running the meeting and keeping order. They are also responsible for:
- Running meetings, keeping the discussion on the appropriate subject, recognizing members (calling on them to speak), and calling for votes after a debate has taken place.
- They may act as a proxy for any member who wishes to present a controversial motion or issue for debate anonymously so as to avoid prejudice in the debate.
Secretary/Treasurer– The secretary/treasurer is responsible for drafting the agenda, taking the minutes and distributing them to the committee for review following each meeting. Minutes should be reviewed and approved by the committee at the following meeting. Changes or additions to the agenda can be debated prior to the vote for approval, minutes cannot be changed after they have been approved. Approval requires a majority vote.
To introduce business for debate:
A motion may only be made once you have been given the floor by the chair. A motion is a question or issue that requires consideration and action and will involve a vote. Informational presentations do not require a motion but do require a place on the agenda.
Before any subject is open to debate it is necessary, first, that a motion be made by a member who has obtained the floor; second, that it be seconded (with certain exceptions); and third, that it be stated by the chair, that is, by the presiding officer. They must state the question so that the assembly may know what is before it for consideration and action.
To make a motion a member obtains the floor as already described and says, “I move that” and then stating the action he proposes to have taken. Thus, a member “moves” (proposes) that a resolution be adopted, or amended, or referred to a committee, or that a vote of thanks be extended, etc.; or
As a general rule no member can make two motions at a time except by general consent.
With some exceptions, every motion should be seconded. This is to prevent time being consumed in considering a question that only one person favours, and consequently little attention is paid to it in routine motions.
Once debate is finished, the chairperson repeats the question or proposal and calls for a vote.
During Debate:
Once the question/issue for debate has been stated by the chair the debate may begin, starting with the member who proposed the motion.
In the debate each member has the right to speak on the question, but cannot make a second speech on the same question as long as any member who has not spoken on that question desires the floor. No one can speak longer than ten minutes at a time without permission of the assembly.
Debate must be limited to the last question stated by the chair that is still pending. Speakers must maintain decorum.
The member who proposed the motion is entitled to close the debate with a speech, if they have not previously exhausted their twenty minutes, but not until everyone else wishing to speak has spoken.
Objecting to, Postponing or Closing the Debate:
A member may move to withdraw or modify their own motion at any time and it does not require a second If two-thirds of the assembly wish to close the debate without allowing all the time desired by others, they can do so by ordering either the previous question or the closing of the debate at a certain time; or they can limit the length of the speeches and allow each member to speak only once on each question. These motions require a two-thirds vote, as they suspend the fundamental right of every member of a deliberative assembly to have every question fully discussed before it is finally disposed of.
An objection may be made to the consideration of any original main motion, and to no others, provided it is made before there is any debate or before any subsidiary motion is stated. In other words, if a motion is brought forth and seconded, but another member does not think that the question is worth debate, they may object to the question. It is similar to a question of order in that it can be made when another has the floor and does not require a second. This objection cannot be debated, and a vote must be taken. A negative, but not an affirmative vote on the consideration may be reconsidered.
The object of this motion is to enable the assembly to avoid altogether any question which it may deem irrelevant, unprofitable, or contentious.
Any member can move to postpone a question or issue for debate. This motion need not be seconded, but it may only be postponed to the next meeting and no later unless there is a motion to suspend the rules.
Suspending the rules:
When the assembly wishes to do something that cannot be done without violating its own rules, and yet it is not in conflict with its constitution, or by-laws, or with the fundamental principles of parliamentary law, it “suspends the rules that interfere with” the proposed action. The object of the suspension must be specified, and nothing else can be done under the suspension. No rule can be suspended when the negative vote is as large as the minority protected by that rule; nor can a rule protecting absentees be suspended even by general consent or a unanimous vote. In addition, a rule requiring officers to be elected by ballot cannot be suspended by a unanimous vote, because the rule protects a minority of one from exposing their vote, which would happen if they were required to vote to suspend the rules in this case.
Decorum:
Speakers must maintain decorum and be courteous in their language and manner, and avoid alluding to the motives of members.
Speakers must be acknowledged by the chair before they speak or ask a question so as to ensure that all members have a fair chance to speak uninterrupted.
Disorderly words should be taken down by the member who objects to them, or by the secretary, and then read to the member. If he denies them, the assembly shall decide by a vote whether they are his words or not. If a member cannot justify the words he used, and will not suitably apologize for using them, it is the duty of the assembly to act in the case.
Actions taken by the executive include a request for a formal apology or a request for suspension for the remainder of the meeting including a suspension of voting rights for all topics on the table at that meeting. If the disorderly words are of a personal nature, after each party has been heard, and before the assembly proceeds to deliberate upon the case, both parties to the personality should retire, it being a general rule that no member should be present in the assembly when any matter relating to himself is under debate. It is not, however, necessary for the member objecting to the words to retire unless he is personally involved in the case. If any business has taken place since the member spoke, it is too late to take notice of any disorderly words they used.
During debate, and while the chairman is speaking, or the assembly is engaged in voting, no member is permitted to disturb the assembly by whispering, or walking across the floor, or in any other way.
Voting:
Voting can be done in multiple manners.
• A standing vote- where all members stand or raise their hands to cast their vote for or against the motion.
• A blind vote, where all members raise their hands with their heads down to cast their vote for or against the motion.
• Voting by ballot- Used when members are voting on elections and there is a large group such as a general assembly where blind voting is too difficult and could compromise anonymity.
The only way to reintroduce a topic that has already been voted on is if someone who was previously against the motion changes their mind and moves to reintroduce the issue. If you propose a motion and the motion is struck down, you cannot reintroduce it. The reintroduction can only be made on the day the vote to be reconsidered was taken, or at the following meeting.
